Funkcionalita

Funkcionalita Schvalování žádostí slouží k tomu, aby požadavky o studium uživatelů bylo možné v systému schválit před jeho realizací. Díky tomu má organizace kontrolu nad tím, k jakým kurzům uživatelé získají přístup a za jakých podmínek vznikají nové vzdělávací aktivity.

Schvalování žádostí se v systému používá pouze pro dva konkrétní případy:

• žádost o existující aktivitu z katalogu,
• žádost o vytvoření nové aktivity (kurzu).

Proces schvalování je z pohledu uživatele jednoduchý – uživatel odešle žádost, ta je předána ke schválení určeným osobám a na základě jejich rozhodnutí je žádost schválena nebo zamítnuta. O výsledku může uživatel být informován prostřednictvím emailové notifikace, pokud je nastavena.

Varianty schvalování žádostí

• Žádost o existující kurz z katalogu: Tato varianta se používá u aktivit, které jsou v katalogu dostupné k prohlížení, ale není možné si je zapsat přímo. Místo toho má uživatel možnost o kurz zažádat. Žádost je následně posouzena řetězcem schvalovatelů a po jejím schválení získá uživatel k aktivitě přístup.
• Žádost o vytvoření nové aktivity: Tato varianta slouží k podání požadavku na vytvoření nové aktivity (kurzu). Uživatel vyplní formulář žádosti s potřebnými informacemi a odešle ji ke schválení. Po schválení žádosti může dojít k vytvoření nové aktivity v systému a případně i jejímu přiřazení žadateli.

Možnosti nastavení schvalování

Schvalování žádostí je možné přizpůsobit potřebám organizace. Nastavení ovlivňuje především průběh schvalování a chování systému po schválení žádosti.

V rámci schvalování lze například nastavit:

• kdo žádosti schvaluje,
• zda musí žádost schválit jedna osoba, nebo více schvalovatelů,
• jaké informace žadatel vyplňuje v žádosti,
• jakým způsobem je žadatel informován o průběhu a výsledku schvalování
• Jakým způsobem je schvalovatel informován o průběhu žádosti.

U žádostí o vytvoření nové aktivity lze také nastavit, aby byla po schválení žádosti nová aktivita vytvořena automaticky a také přiřazena žadateli. Informace zadané žadatelem v žádosti (např. název, cena, odkaz nebo popis) se v takovém případě mohou přenést přímo do nově vzniklé aktivity.

Oprávnění

Možnost podat žádost o kurz je řízena oprávněními, která určují, zda uživatel kurz v katalogu vůbec vidí a zda má možnost o něj zažádat. Pokud uživatel nemá potřebná oprávnění, možnost podat žádost se mu v systému nezobrazí.

Pro nastavení oprávnění je nejprve potřeba vytvořit složku, do které se umístí všechny kurzy, které mají být dostupné pouze na základě schválení. Následně se u této složky otevře nabídka pomocí burger menu a zvolí se možnost Práva. Oprávnění lze přiřazovat buď konkrétním uživatelům, nebo celým skupinám, a to v příslušné záložce. Po kliknutí na tlačítko + se z bočního panelu vyberou požadovaní uživatelé nebo skupiny a přiřadí se jim oprávnění Zobrazení v katalogu a Možnost zažádat v katalogu.

Po přiřazení těchto oprávnění se u kurzů v dané složce uživatelům zobrazí v katalogu tlačítko Zažádat o kurz. Další chování žádosti, včetně jejího schvalování, se pak řídí nastaveným schvalovacím procesem.